Marketing para eventos: planificación y estrategias

Si estás en el sector de la planificación de eventos o quieres agregar este tipo de encuentros como parte de la promoción de tu empresa u organización, necesitarás un plan de marketing para eventos.

Las estrategias de marketing digital ayudan a los planificadores de eventos a llegar a clientes potenciales más valiosos y genuinamente interesados por el servicio.

Pero antes de brindarte una guía de estrategias, vamos a definir de qué se trata el marketing de eventos y qué debes tener en cuenta antes de comenzar.

¿Qué es el marketing para eventos? 

El marketing para eventos es clave en la planificación del evento. Después de todo, ¿cómo puedes esperar que alguien se registre para concurrir si nadie sabe que existe?

Muchos marketers hacen la promoción de eventos sólo con el envío de correos electrónicos y publicaciones en las redes sociales. Pero esto es insuficiente, ya que la prioridad de un plan de marketing efectivo no es sólo enviar la información, sino alentar a los asistentes a participar y mejorar su experiencia antes, durante y después del evento.

En definitiva, los planificadores de eventos deben nutrir cuidadosa y estratégicamente a los potenciales asistentes a medida que van en su viaje de compra, que abarca diversas etapas como el descubrimiento, el interés, el registro, la asistencia y el post-evento.

¿Cómo comenzar con un plan de marketing para eventos?

Para inciar la planificación del marketing de eventos, analiza las respuestas a estas preguntas:

• Producto: ¿Qué tiene de único este evento? ¿Por qué se destaca entre el resto?
• Lugar: ¿Cuál es el espacio para este evento? ¿Será un evento en persona, virtual o híbrido?
• Precio: ¿Cuál es el precio? ¿Qué valor puede aportar a los asistentes y patrocinadores del evento?
• Personas: ¿Quién es exactamente tu público objetivo? ¿A quién quieres atraer e involucrar? 
• Promoción: ¿Qué mensaje comunicará este evento a su público objetivo? ¿Cómo relacionarás el evento con tu marca?

Responder a estas preguntas te proporcionará la base para un plan de marketing de eventos efectivo y te ayudará a tomar mejores decisiones promocionales.

¿Qué tipo de eventos podría ser efectivo para tu empresa?

Los eventos de marketing pueden tener lugar en persona o en línea, y las empresas pueden organizarlos, asistir como expositores o participar como patrocinadores. 

Desde un panel de expertos con 5 a 10 invitados hasta el patrocinio de una demostración de productos para 1000 personas u organizar una exhibición en una gran feria comercial, todo cuenta como evento y necesita marketing para su promoción. 

Esta es una lista sobre los tipos de eventos que podrías ofrecer, teniendo en cuenta cuáles son los objetivos del evento y el tamaño de tu empresa:

• Conferencias: en general son ofrecidas por marcas y organizaciones importantes, son muy dinámicas y tienen múltiples eventos en su organización como exposiciones, talleres, etc.
• Ferias y exposiciones: son grandes eventos organizados en torno a una industria o tipo de producto específico, por ejemplo, la logística o el turismo.
• Eventos educativos: seminarios, talleres, mesas redondas y webinars que promueven las discusiones y actividades grupales. Pueden servir como oportunidades para hacer networking.
• Fiestas y celebraciones: en general se hacen cuando hay un lanzamiento de producto, un anuncio importante de la empresa o algún éxito alcanzado que se quiere compartir.
• Eventos de networking: son más sencillos de organizar y, al mismo tiempo, son muy valiosos para las empresas Se pueden hacer incluso a través de las redes sociales.
• Galas de caridad y recaudación de fondos: estos eventos buscan recaudar fondos para causas como la investigación médica, el apoyo a instituciones culturales y comunitarias, o la financiación de hospitales.

«Los eventos profesionales son experiencias que nos recuerdan que somos seres humanos que aportamos nuestras personalidades y talentos únicos con el objetivo de hacer crecer la empresa cada día.» Fuente: Think With Google.

Guía completa: 7 Estrategias de marketing para eventos

Las personas asistirán a estos eventos si se les informa con anticipación y se les provee de la más completa información. Para ello, utiliza estas estrategias de marketing para eventos.

1. Tu evento es parte de tu marca

Tu evento debe ser reflejo de tu marca y ofrecer valor a los asistentes, así que diseña un mensaje que una estos dos aspectos. Por ejemplo, tu mensaje de evento debe comunicar los beneficios de asistir a su evento y responder a la pregunta de los interesados: ¿Qué hay para mí? 

2. Sitio web y landing pages para eventos

El sitio web del evento es donde tus posibles asistentes se convierten en asistentes reales. Puedes tener un sitio web dedicado o agregar landing pages a tu sitio de negocio para promocionar tus eventos.

Cualquiera sea el modelo asegúrate el uso de colores y fuentes consistentes en todas las páginas para unificar el estilo del evento con tu marca. Además, es importante que el sitio o la landing estén bien diseñados, sean atractivos y contribuyan con la usabilidad a una excelente experiencia de usuario.

3. SEO – Search Engine Optimization

Optimizar el sitio web con técnicas de optimización de motores de búsqueda (SEO) ayudará a que el evento aparezca en la parte superior de los resultados de búsqueda, para que más personas puedan encontrarlo y hacer sus reservas para asistir.

Algunas acciones de optimización SEO incluyen:

• Investigación de palabras clave y uso de keywords long tail: estas son palabras clave que contienen tres o más palabras e indican una intención de búsqueda específica, con lo cual vas a atraer tráfico más calificado.
• Mejora de la velocidad de carga de la página: cuando los usuarios llegan a tu sitio, quieren investigar de qué se trata el evento y completar los datos rápidamente. Si tu página tarda en cargar, probablemente la abandonen.
• Gana enlaces valiosos: los backlinks son clave para mejorar la confianza y autoridad de un sitio web. Consigue que otros sitios prestigiosos de tu industria mencionen tu evento e incluyan un link al sitio de registro.
• Creación de contenido: comparte información valiosa sobre el evento para captar más asistentes. Utiliza piezas de contenido como newsletters, anuncios, infografías, videos, artículos de blog, branded content, etc.

4. Email marketing

Planifica una estrategia de marketing por correo electrónico para informar a los interesados de que se trata el evento y que beneficios podría aportarle.

Utiliza la segmentación de destinatarios para dirigirte a la audiencia adecuada. Algunos criterios pueden ser el puesto de trabajo, la ubicación geográfica o el tipo de industria. Llegar a las personas adecuadas, aumenta las tasas de clics en la página y los registros en el evento.

5. Publicidad de pago por clic (PPC)

Los anuncios pagados se ubican en los primeros lugares de los resultados de búsqueda y, por lo tanto, te aseguras que muchas personas los vean cuando hacen una búsqueda relacionada. 

PPC es un gran método para promocionar tus eventos ya que llegarás a clientes potenciales calificados, gracias a la posibilidad de segmentar cada campaña.

Una vez que defines tu campaña de SEM, utiliza la plataforma Google Ads para ejecutar los anuncios y hacer el seguimiento.

6. Redes Sociales

Las plataformas de social media que puedes utilizar para comercializar y promocionar tus eventos son muchas y cada una te ofrecerá una oportunidad para presentar un perfil interesante y publicaciones específicas para difundir tu evento. La elección dependerá de donde se encuentre tu público objetivo.

Redes como Twitter y Facebook te permitirán publicar fotos, videos, enlaces a contenido y encuestas. Instagram, por otro lado, se centra únicamente en fotos y videos. Y LinkedIn te permitirá crear eventos en su propia plataforma. En todas también puedes aprovechar sus plataformas de publicidad.

7. Marketing automation

Utiliza la tecnología para automatizar el proceso de registro, los envíos y las respuestas de los correos electrónicos, las confirmaciones de pago, etc. Esto te permitirá centrar tus energías en otros aspectos del evento que requieren de atención especial, como la elección de oradores, la contratación de equipos, etc.

Guía para planificar tus estrategias de marketing de eventos

Ahora que tienes claro cuáles son las estrategias más efectivas para el marketing de eventos, comienza a organizar tu plan con estos pasos:

Define los objetivos de tu plan de marketing para eventos

Con un evento puedes hacer varias cosas cómo generar leads calificados, crear conciencia de marca, lanzar productos nuevos, hacer networking, ampliar tu base de clientes, etc.

Para comenzar a planificar, utiliza la metodología SMART (específico, medible, alcanzable, relevante y oportuno) y establece tus objetivos. Por ejemplo: queremos hacer crecer nuestra lista de clientes potenciales para nuestro nuevo producto logrando sumar al menos 20 nombres al final del evento.

Establece tu presupuesto

Saber cuánto dinero tienes para gastar puede ser determinante en el marketing de eventos. Según los especialistas en eventos de Bauer Entertainment Marketing, se debería asignar del 15% al 20% de sus ingresos brutos potenciales totales si su evento se agota.

Identifica cuál es tu público objetivo

¿Qué tipo de personas deseas que asistan a tu evento? Esta es la pregunta que debes responder para establecer cuál es tu audiencia y así, invertir en los canales de marketing, invitados, oradores y patrocinadores adecuados.

Si tu empresa tiene buyer personas definidos, este debería ser un paso bastante rápido en el proceso de estrategia de marketing de eventos.

Elige el tipo de evento y el tema

Opta por un tipo de evento y prepara la información clave que vas a usar en las estrategias de marketing. Esta es una lista básica:

• Nombre del evento
• Lugar
• Fecha y hora
• Propuesta de valor
• A quién está dirigido
• Horario/Duración
• Precio 

No tienes que tener todos los pequeños detalles resueltos antes de comenzar a promocionar tu evento (por ejemplo, conferencistas u oradores principales exactos), pero al menos debes tener una idea de lo que ofrecerás a los asistentes, la ubicación y la fecha. Esto tiene que ser suficiente para obtener el registro temprano y para que puedas calcular cuál es el grado de aceptación de tu evento.

Define la duración de la campaña de promoción del evento.

Cuando se trata de eventos presenciales, las personas a menudo necesitan tiempo para planificar, especialmente si son eventos profesionales. Es posible que necesiten reservar días y horarios, organizar el viaje e incluso ¡convencer a su jefe para que pague su asistencia al evento!

Dependiendo del tipo de evento y de su tamaño, el tiempo de promoción activa será de uno a tres meses. Aunque cuando son recurrentes, caros o internacionales, se comienza a difundir con más anticipación.

Una línea de tiempo de promoción consistente y bien pensada ayudará a despertar y mantener la curiosidad de la audiencia, nutriéndolos con información y guiándolos hacia la compra.

Haz seguimiento post evento

Utiliza los canales de tu estrategia de marketing para obtener comentarios, reseñas y opiniones sobre el evento. También agradece a los asistentes y pídeles sugerencias de mejora para aplicar en el futuro.

¡Apuesta por una agencia profesional!

El marketing para eventos necesita de expertos para diseñar las campañas, ejecutarlas y medir sus resultados. Teniendo en cuenta que el tiempo es acotado, es mejor recurrir a una agencia como Seonet para aprovechar al máximo los días y el dinero destinado al marketing de tu evento.

Diseñamos estrategias para promocionar tu evento en los canales adecuados y alcanzar a tu audiencia objetivo.

Somos especialistas en herramientas digitales que ahorran tiempo y optimizan los presupuestos de marketing colaborando en el éxito completo de tus eventos, incluso cuando éste haya terminado.¡Contáctanos y asegúrate la mejor promoción para tus eventos, tanto empresariales como sociales!

 Fuentes de información consultadas:

• Bauer Entertainment Marketing (2025). PROBLEM SOLVED: How Much Should I Spend on Event Advertising? Bauer Entertainment Marketing.com
• Emailchef • Email Marketing en Español (2024) Email Marketing para Eventos Virtuales y Presenciales. YouTube.com 
• Forrester.com (2024) Unveiling The Future Of B2B Events: Key Findings From Forrester’s Q1 2024 State Of B2B Events Survey| Forrester.  Forrester.com. 
• Garvey, N. (2020). Dentro del marketing de Google: 3 aspectos que se deben considerar al replantear los eventos en vivo. Think with Google.com.
• ‌Hotmart en español (2024) ¿Qué es un evento online y el EVENT MARKETING?. YouTube.
• HubSpot Marketing (2024) How To Use Experiential Marketing to Grow Your Business (+ Free Planning Kit). YouTube. 
• InboundCycle – Marketing y ventas inbound (2024) Comparativa de herramientas de marketing automation: HubSpot vs Marketo. YouTube.com.
• Sukhraj, R. (2017)  The Ultimate Guide to Event Marketing for Business in 2025. Hubspot.com. 
• Mailchimp (2024) Marketing de eventos: del concepto a la ejecución | Mailchimp. Mailchimp. com
• ThinkwithGoogle. (2020,). Marketing de eventos: qué tener en cuenta para empezar a organizar encuentros virtuales. Think with Google.com.